В каком порядке предоставляется отпуск работодателем?

Прокуратура города Брянска разъясняет: трудовой кодекс РФ гарантирует и регламентирует право каждого на труд, а также на отдых. Одним из видов отдыха работника является ежегодный оплачиваемый отпуск, очерёдность предоставления которого определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Работодатель обязан составлять график отпусков, это позволяет исключить как претензии самих работников, так и замечания надзорных органов.

График отпусков на следующий календарный год должен быть утверждён не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Следовательно, график отпусков на следующий календарный год должен быть утвержден не позднее 17 декабря текущего года (Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). А значит, не позднее 17 декабря 2020 года приказ об утверждении графика отпусков на 2021 год должен быть издан.

По мнению Минтруда РФ, если 17 декабря выпадет на нерабочий день, то в силу п. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ днём окончания срока утверждения считается ближайший рабочий день. Трудовой кодекс не запрещает работодателю утвердить график заранее, не дожидаясь 17 декабря.

Несоблюдение сроков утверждения графика отпусков, установленных ч. 1 ст. 123 ТК РФ, является самой распространённой ошибкой при его составлении.

Второй наиболее часто встречающейся и, пожалуй, самой досадной ошибкой работодателя при работе с графиком отпусков является отсутствие ознакомления работников с этим категорически важным для них кадровым документом. Так как именно графиком отпусков определяется очерёдность предоставления им оплачиваемых отпусков.

В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ и работник, и работодатель обязаны чётко следовать графику отпусков. Это означает, что работник фактически должен использовать отпуск в тот период, который указан в графике, а работодатель, в свою очередь, обязан отпустить его в отпуск в означенный период. Ни одна из сторон не может отказаться в одностороннем порядке от обязательств, определённых в документе. Изменить период отпуска стороны могут, только придя к взаимному соглашению.

При несоблюдении работником очерёдности отпусков, зафиксированной в графике, он может быть привлечён к дисциплинарной ответственности. А если нарушение обязательств допустит работодатель, его, при возникновении споров, могут привлечь к административной ответственности.

Поэтому в интересах работодателя ознакомить сотрудников с графиком отпусков, утверждённым в организации на следующий календарный год, и сделать это своевременно. Для ознакомления с графиком отпусков недостаточно вывесить его на всеобщее обозрение. Необходимо чтобы работники поставили свои подписи непосредственно в графике отпусков (в том случае, если в нем предусмотрена для этого специальная графа, например, «С графиком отпусков ознакомлен»), либо ознакомить сотрудников с утверждённым графиком отпусков, воспользовавшись ведомостью (листом) ознакомления или подписью в журнале ознакомления с локальными нормативными актами организации.

Очень часто в графике отпусков указывают только месяц предоставления отпуска. В Трудовом кодексе не содержится прямого требования указывать в графике даты начала отпусков работников. Но по мнению специалистов Роструда у всех работников, включённых в график, в обязательном порядке следует указывать точные даты начала и окончания для каждого вида отпуска. В случае же, если в графике отпусков вообще не указаны ни дата, ни месяц начала отпуска работника — это уже будет являться прямым нарушением трудового законодательства, которое может повлечь наложение административного штрафа на организацию и на должностных лиц.

Несоблюдение требований к порядку составления и утверждения графика отпусков может обернуться для организации и её руководителя штрафом за нарушение трудового законодательства. В соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ этот штраф составляет для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей; для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей. Наказать за такой проступок могут в течение 1 года со дня совершения административного правонарушения, то есть с момента утверждения графика отпусков.